第一章 总则

第一条 为加强公司财务档案管理，规范档案的收集、整理、归档、保管和利用等环节，确保财务信息的安全性、完整性和可追溯性，根据国家有关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。

第二条 本制度适用于公司及其下属各分支机构的财务档案管理工作。

第三条 财务档案是指公司在经营活动中形成的具有保存价值的各种财务资料，包括但不限于会计凭证、账簿、报表、合同、票据及其他与财务相关的文件。

第二章 档案管理职责

第四条 公司财务部负责财务档案的日常管理和监督工作，具体职责如下：

- 制定和完善财务档案管理制度；

- 组织实施财务档案的收集、整理、归档、保管和销毁等工作；

- 对财务档案进行分类编号并建立详细的索引系统；

- 定期检查财务档案的保存状况，防止丢失或损坏。

第五条 各部门应配合财务部门做好相关财务档案的收集和移交工作，并对其真实性、准确性负责。

第三章 档案收集与整理

第六条 所有财务档案必须按照规定的时间节点及时收集，不得延误或遗漏。

第七条 收集到的财务档案需经过初步整理，包括检查完整性、核对数据准确性等步骤后方可归档。

第八条 归档时应遵循统一的标准格式进行分类存放，便于日后查阅。

第四章 档案保管

第九条 财务档案应存放在专门设置的安全场所内，并采取必要的防火、防潮、防盗措施以保障其安全。

第十条 电子版财务档案同样需要妥善保存，并定期备份以防丢失。

第十一条 借阅财务档案须经批准，并在规定期限内归还。

第五章 档案利用

第十二条 内部人员因工作需要可以申请借阅财务档案，但需遵守相关规定，不得擅自复制或传播。

第十三条 外部单位和个人如需查阅财务档案，必须提供合法有效的证明材料，并获得公司管理层同意。

第六章 档案销毁

第十四条 对于超过保存期限且无继续保存必要的财务档案，在履行审批程序后方可予以销毁。

第十五条 销毁前应对档案内容进行清点核实，确保所有重要信息已被妥善处理后再执行销毁操作。

第七章 监督检查

第十六条 公司审计部门负责对公司财务档案管理工作进行不定期抽查，发现问题及时整改。

第十七条 违反本制度的行为将依据公司规章制度追究责任人的相应责任。

结语

通过严格执行上述各项规定，我们相信能够有效提升公司财务档案管理水平，为企业的健康发展提供有力支持。希望全体员工共同维护好这一宝贵资源，确保每一笔财务记录都能得到妥善保护和合理使用。