为了提高工作效率，规范办公自动化系统的使用和管理，确保系统稳定、安全地运行，特制定本制度。本制度适用于所有使用办公自动化系统的部门和个人。

一、系统使用规范

1. 用户权限管理：每位用户需根据自身岗位职责申请相应的系统权限，并由系统管理员审核批准后方可使用。严禁未经授权擅自扩大或更改权限范围。

2. 密码安全：每位用户必须设置强密码，并定期更换。禁止将个人账户信息透露给他人，避免因密码泄露导致的安全隐患。

3. 数据录入与维护：数据录入应准确无误，对于需要长期保存的重要资料，应及时备份并妥善保管。同时，定期检查系统内的数据完整性，发现问题及时报告处理。

二、系统维护与技术支持

1. 日常维护：由专业技术人员负责对系统进行日常巡检，包括但不限于硬件设备状态检查、软件运行状况监测等。发现异常情况立即采取措施解决。

2. 技术支持：建立完善的故障响应机制，在遇到技术问题时能够快速定位原因并提供解决方案。必要时可联系外部专家协助处理复杂的技术难题。

三、信息安全保障

1. 防范措施：加强网络防护力度，安装必要的杀毒软件及防火墙；定期更新操作系统补丁以修补已知漏洞；严格控制外来设备接入内部局域网。

2. 数据保护：敏感信息应当加密存储，并限定访问对象；对外发送文件前务必确认其安全性；定期开展信息安全培训活动，增强员工自我防范意识。

四、监督检查

1. 定期审计：组织相关部门定期对系统使用情况进行全面审查，评估是否存在违规行为或潜在风险点，并据此调整优化管理制度。

2. 责任追究：对于违反本制度规定的行为，视情节轻重给予相应处罚直至解除劳动合同；构成犯罪者依法移交司法机关追究刑事责任。

通过以上各项措施的有效实施，我们相信可以最大限度地发挥办公自动化系统的作用，为单位的发展做出更大贡献！