尊敬的[外包公司名称]：

您好！

首先感谢贵公司在过去的合作中为我司提供的支持与服务。我们一直重视与合作伙伴之间的良好协作，并期望通过共同努力实现双赢的局面。然而，在近期的工作检查及项目执行过程中，发现贵公司在某些方面存在不足之处，这些问题已经对我们的工作进展和整体服务质量产生了影响。

为了进一步提升合作质量，确保后续工作的顺利开展，现就以下几点提出整改要求，请贵公司务必高度重视并及时落实：

1. 服务响应速度

经多次反馈，贵公司对于紧急问题的响应时间较长，未能达到合同约定的服务标准。请贵公司优化内部流程，提高突发事件处理效率，确保在接到通知后能够在规定时间内到达现场或完成相应操作。

2. 专业技能培训

部分技术人员的专业技能有待加强，尤其是在面对复杂技术问题时表现欠佳。建议定期组织相关培训，提升团队整体素质，以更好地满足客户需求。

3. 沟通机制完善

当前双方沟通渠道较为单一，信息传递不够及时准确。希望贵公司能够建立更加完善的沟通机制，比如设立专门对接人员，保持日常联系畅通无阻。

4. 文档记录规范性

在项目实施过程中，部分文件记录不完整或格式不符合要求，给后续审计和验收带来了困难。请严格按照合同条款要求，做好各类资料的归档管理工作。

以上几点为本次整改的核心内容，请贵公司在收到本通知之日起两周内提交具体的整改措施计划，并于一个月内完成初步整改工作。如未能如期完成，我司将根据合同条款采取进一步措施，包括但不限于暂停支付部分款项或终止合作关系。

再次强调，此次整改不仅是对我方要求的回应，更是贵公司自我提升的重要契机。期待未来双方能继续携手前行，共同创造更大的价值！

此致

敬礼

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以上内容已尽量避免使用过于模板化的语言，同时结合实际场景进行调整，力求符合您的需求。