为了确保公司人力资源管理工作的规范化和高效化，特制定本《人力资源部档案管理员岗位工作标准》，旨在明确档案管理员的具体职责及操作流程，提高档案管理工作质量。

一、岗位职责

1. 档案收集与整理

- 负责收集员工入职、离职、培训、绩效考核等相关资料，并按类别归档。

- 定期检查档案完整性，确保信息准确无误。

2. 档案保管

- 按照公司规定，妥善保管各类人事档案，防止丢失或损坏。

- 定期对档案进行清理和维护，确保存储环境符合要求。

3. 档案借阅管理

- 对外单位或内部人员借阅档案实行严格审批制度，确保信息安全。

- 记录每次借阅情况，及时催还借出档案。

4. 档案数字化

- 推进档案电子化建设，逐步实现纸质档案向数字档案的转换。

- 定期备份电子档案，保障数据安全。

5. 协助其他部门

- 协助人力资源部其他同事完成相关工作任务。

- 积极参与公司组织的各项活动，提升团队协作能力。

二、工作流程

1. 档案接收

- 每月初从各部门接收上月产生的员工档案资料。

- 核对资料是否齐全，确认无误后签字接收。

2. 档案分类

- 根据档案性质将其分为长期保存、短期保存两类。

- 在系统中录入相关信息，便于日后查询。

3. 档案归档

- 将整理好的档案放入指定文件柜中，做好标识。

- 更新档案管理系统中的库存记录。

4. 档案借阅

- 收到借阅申请后，核实申请人身份及用途。

- 发放档案时需登记借阅人信息及归还日期。

5. 档案销毁

- 对超过保存期限且不再需要的档案，提出销毁建议。

- 经批准后，采用安全方式销毁档案。

三、注意事项

- 工作过程中应保持高度的责任心，避免因疏忽导致档案遗失或泄露。

- 遇到特殊情况应及时向上级汇报，不得擅自处理。

- 不断学习新知识和技术，提高自身业务水平和服务意识。

通过严格执行上述标准，可以有效提升人力资源部档案管理水平，为公司的长远发展提供有力支持。希望每一位档案管理员都能够认真履行自己的职责，共同营造一个有序和谐的工作氛围。