【客户档案管理制度(参考Word)】为规范企业客户信息管理，提升客户服务质量和业务运营效率，确保客户资料的完整性、安全性与有效性，特制定本《客户档案管理制度》。本制度适用于公司内部所有涉及客户信息收集、整理、存储、使用及销毁的部门和人员。

一、目的与适用范围

本制度旨在建立统一、标准的客户档案管理体系，明确客户信息的管理职责与操作流程，防止客户信息泄露或滥用，保障客户隐私权和企业合法权益。本制度适用于公司所有客户资料的管理活动，包括但不限于新客户开发、老客户维护、售后服务等环节。

二、客户档案的定义与内容

客户档案是指企业在与客户进行业务往来过程中，所形成的有关客户的基本信息、交易记录、沟通记录、服务历史等相关资料的集合。客户档案应包含以下基本

1. 客户基本信息：名称、联系方式、地址、法定代表人或负责人、行业类别等；

2. 业务信息：合同编号、签订时间、服务内容、付款方式、履约情况等；

3. 沟通记录：与客户之间的邮件、电话、会议记录等；

4. 服务与售后记录：客户投诉处理、产品维修、满意度反馈等；

5. 其他相关资料：如客户评价、推荐信、合作建议等。

三、客户档案的管理职责

1. 各业务部门负责本部门客户资料的收集与初步整理，并确保信息的真实性和准确性；

2. 行政或综合管理部门负责客户档案的统一归档、保管与调阅；

3. 信息技术部门负责客户档案系统的建设、维护及数据安全；

4. 所有涉及客户档案的员工均需签署保密协议，严格遵守信息安全规定。

四、客户档案的录入与更新

1. 新客户信息应在业务开展前完成录入，确保资料完整；

2. 客户信息变动应及时更新，如联系人变更、地址调整等；

3. 每月由专人对客户档案进行核查，确保数据的一致性与时效性。

五、客户档案的使用与调阅

1. 客户档案仅限于授权人员查阅，严禁私自复制或外传；

2. 调阅客户档案需填写申请表并经主管领导审批；

3. 外部单位如需调阅客户档案，须提供合法授权文件并经公司管理层批准。

六、客户档案的保存与销毁

1. 客户档案应按照国家相关法律法规及公司规定进行分类保存；

2. 电子档案应定期备份，确保数据安全；

3. 对于不再使用的客户档案，应按照规定程序进行销毁，防止信息泄露。

七、监督与考核

1. 公司设立客户档案管理监督机制，定期检查制度执行情况；

2. 对违反本制度的行为，将依据公司相关规定予以处理；

3. 将客户档案管理纳入部门绩效考核体系，提升全员责任意识。

八、附则

1. 本制度自发布之日起施行，由公司综合管理部门负责解释；

2. 本制度可根据实际运行情况适时修订，经公司管理层批准后生效。

通过本制度的实施，公司将有效提升客户信息管理水平，增强客户信任度，为企业的长期稳定发展奠定坚实基础。